E-Rechnung: warum die Pflicht zuerst deine Buchhaltung verändert, nicht deinen Umsatz
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gilt in Deutschland eine gesetzlich gestaffelte Pflicht zur elektronischen Rechnung, kurz E-Rechnung. Sie betrifft zunächst den Empfang, später gestaffelt auch die eigene Ausstellung, und gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer. Für deinen Umsatz oder deine Preise ändert die Pflicht direkt nichts, für deine Buchhaltung und deine Software dagegen schon.
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Die Bewertung bemisst sich an der Wirkung auf einen normalen Haushalt oder einen kleinen Betrieb, nicht an der weltpolitischen Bedeutung des Themas. Wie die Skala gemeint ist
Wen es wo trifft
Warum das passiert
Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat, das Rechnungsprogramme automatisch einlesen und verarbeiten können.
Der Gesetzgeber hat die Umstellung gestaffelt eingeführt. Zunächst mussten alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, unabhängig von ihrer Größe. Für die eigene Ausstellung gelten längere Übergangsfristen, die sich nach der Unternehmensgröße richten.
Auch Kleinunternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn sind grundsätzlich vom Empfang betroffen, auch wenn für sie bei der eigenen Ausstellung teils eigene Übergangsregelungen greifen.
Ziel der Umstellung ist unter anderem, Rechnungsdaten für die Finanzverwaltung besser auswertbar zu machen und den Weg für ein künftiges elektronisches Meldesystem zu bereiten, das auf demselben Format aufbauen kann.
Weil das Format europaweit auf derselben technischen Grundlage beruht, betrifft die Umstellung nicht nur den Verkehr innerhalb Deutschlands, sondern zunehmend auch grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen innerhalb der EU.
Wann es bei dir ankommt
Der Empfang betrifft grundsätzlich jeden Betrieb schon jetzt oder in Kürze, unabhängig von der Größe des Unternehmens.
Die eigene Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt und richtet sich nach der Unternehmensgröße, kleinere Betriebe erhalten dafür mehr Zeit als größere.
Wer schon jetzt eine Buchhaltungssoftware oder ein Rechnungsprogramm nutzt, das E-Rechnungen erzeugen und lesen kann, hat die technische Umstellung praktisch bereits erledigt.
Wer bislang klassisch mit PDF oder Papier gearbeitet hat, sollte die verbleibende Übergangsfrist als Zeitfenster für die Umstellung nutzen, nicht als Grund zum Abwarten, weil die Umstellung selbst Zeit braucht.
Was du tun kannst
Kurzfristig
In den nächsten Tagen und Wochen. Prüfe zuerst, ob eingehende E-Rechnungen bei dir überhaupt ankommen.
Als Privatperson
Arbeitest du in der Verwaltung oder Buchhaltung eines kleinen Betriebs, kläre mit der eingesetzten Software, ob E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format automatisch erkannt und archiviert werden.
Als Selbstständiger oder kleiner Betrieb
Teste mit deinem aktuellen Rechnungsprogramm, ob eingehende E-Rechnungen geöffnet, geprüft und ordnungsgemäß archiviert werden können.
Als Privatperson
Bist du nebenberuflich selbstständig, etwa über einen kleinen Nebenerwerb, gelten für dich dieselben gestaffelten Fristen wie für jeden anderen Betrieb.
Als Selbstständiger oder kleiner Betrieb
Finde die für deine Unternehmensgröße geltende Übergangsfrist heraus, die Fristen für die eigene Ausstellungspflicht sind gestaffelt und unterscheiden sich.
Mittelfristig
In den nächsten Monaten. Nutze die Umstellung, um Abläufe insgesamt zu ordnen.
Als Privatperson
Als Angestellte oder Angestellter lohnt es sich, die Umstellung zu nutzen, um auch Belege und Reisekostenabrechnungen konsequenter digital abzulegen.
Als Selbstständiger oder kleiner Betrieb
Nutze die ohnehin nötige Umstellung, um Buchhaltung, Belegablage und Steuerunterlagen insgesamt konsequenter zu digitalisieren.
Als Privatperson
Bist du nebenberuflich selbstständig, kläre wie ein Betrieb mit deiner Steuerberatung, ob deine bisherige Lösung für die Pflicht ausreicht.
Als Selbstständiger oder kleiner Betrieb
Kläre, ob deine bestehende Software ein Update auf E-Rechnung erhält oder ob ein Wechsel sinnvoller ist, bevor deine eigene Ausstellungspflicht beginnt.
Langfristig
Über Jahre. Die E-Rechnung ist ein erster Schritt, kein Endpunkt.
Als Privatperson
Auch als nebenberuflich Selbstständiger lohnt sich der Blick auf ein mögliches künftiges Meldesystem, weil die E-Rechnung dafür die technische Grundlage legt.
Als Selbstständiger oder kleiner Betrieb
Die E-Rechnung gilt als Vorstufe zu einem möglichen künftigen Meldesystem an die Finanzverwaltung, richte deine Prozesse so ein, dass sie darauf aufbauen können.
Als Privatperson
Fällt dein Nebenerwerb heute unter eine Ausnahmeregelung, kann sich das mit wachsendem Umsatz ändern, prüfe das von Zeit zu Zeit.
Als Selbstständiger oder kleiner Betrieb
Auch wenn du heute unter eine Ausnahmeregelung fällst, kann sich das mit wachsendem Betrieb ändern, prüfe das regelmäßig.
Quellen
Verlinkt sind die Stellen und Rechtsgrundlagen, auf die sich dieser Artikel stützt. Wir verweisen auf die jeweilige amtliche Seite, weil einzelne Dokumente dort regelmäßig durch neuere Fassungen ersetzt werden.
Datengrundlage
Grundlage sind das Wachstumschancengesetz, die Erläuterungen des Bundesministeriums der Finanzen zur verpflichtenden E-Rechnung im Geschäftsverkehr sowie die europäische Norm EN 16931 für das Rechnungsformat. Wir nennen keine konkreten Softwareprodukte oder Anbieter.
Hinweis
Dieser Artikel ist keine Anlage-, Steuer- oder Rechtsberatung. Wir nennen keine Finanzprodukte, keine Anbieter und keine Versicherungen und geben keine Kauf-, Verkaufs- oder Umschichtungsempfehlungen. Was du hier findest, sind Erklärungen und Prüfpunkte, mit denen du deine eigene Lage einschätzen kannst. Für Entscheidungen mit Geld, Steuern oder Verträgen zieh bitte eine Person hinzu, die dafür zugelassen ist und deine Situation kennt.